員工離職，除了友好說再見外，用人單位還要注意什么？沒錯，那就是——離職證明！前段時間，朋友公司的一位員工離職。因為種種原因導致離職證明寫的不規范被員工一紙訴狀告到仲裁庭，單位因此賠了好幾萬……這件事引發了很多HR和企業管理者的思考，小小一張離職證明竟然如此重要。那么怎么寫才能有效規避法律風險？


離職證明，在勞動法律中它的學名被稱為“解除或終止勞動合同證明”，是用人單位與勞動者解除勞動關系的書面證明，是用人單位與勞動者解除勞動關系后必須出具的一份書面材料。它的作用在于：

• 證明用人單位與勞動者已經解除勞動關系；
• 證明按照正常手續辦理離職；
• 證明是自由人，可以申請失業金或應聘新的職位；
• 可以憑此轉你的人事關系、社保、公積金等等。

員工離職，單位為員工開具規范的離職證明，是法定義務。

根據《中華人民共和國勞動合同法》第五十條規定：用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。

勞動者應當按照雙方約定，辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的，在辦結工作交接時支付。用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查。

如果未按照法律要求給員工開具離職證明的，還會承擔一定的法律賠償責任。

根據《中華人民共和國勞動合同法》第八十九條規定：用人單位違反本法規定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明，由勞動行政部門責令改正；給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。

通常，因離職證明缺失導致的糾紛最主要是影響員工入職下家公司和耽誤員工享受失業保險待遇。

比如，如果員工即將入職的新公司，offer上標明的工資是10000元，若因缺失離職證明而被耽誤了三個月不能入職的話，上一家公司應該賠償月薪*3，也就是30000元的賠償金。

若因離職證明缺失導致其無法辦理失業登記，不能領取失業保險金，單位就要依據當地標準如數賠償員工失業保險金。

違法就要擔責，這一點一定要注意（尤其是HR同學）。


別看離職證明小小一張紙，它的作用可大了。

（1）員工到新單位辦理入職時，離職證明是必備品

員工平常跳槽求職時，用人單位通常會要求求職者給予上家公司的離職證明作為入職材料。單位這樣做一方面是求證該員工上一份工作是否真實，另一方面也是用來確認該員工與上家公司已經解除勞動關系。

根據《中華人民共和國勞動法》第九十九條規定：用人單位招用尚未解除勞動合同的勞動者，對原用人單位造成經濟損失的，該用人單位應當依法承擔連帶賠償責任。

離職證明是確認員工已與上家公司解除了勞動合同的有力證據，具有法律效應，規避企業因使用與其他單位仍有勞動關系的勞動者，而承擔連帶責任的風險。

也就是說，員工沒有原單位的離職證明，很多公司因為怕擔風險，并不敢隨意錄用。而這些也從側面揭示了，單位沒有為離職員工妥善開具離職證明，會影響到該員工的再就業問題。如此也就不難理解為什么市面上有很多關于圍繞“離職證明”發生的勞動糾紛了。

（2）員工領取失業金時，離職證明是必要文件

根據1999年國務院公布的《失業保險條例》，個人辦理失業保險登記、享受失業保險待遇的角度，須持有城鎮企業事業單位為失業人員出具終止或者解除勞動關系的證明。

此外，根據《中華人民共和國社會保險法》明確規定，失業人員憑借失業登記證明和個人身份證明，就可以到社會保險組織辦理領取失業金的手續。

兩項法規都規定，當員工選擇暫不就業、需要享受失業保險待遇時，單位出具的離職證明是一項必備文件。如果單位沒有給員工開具離職證明，則無法辦理失業登記，這么一來就沒有辦法申領失業金。由此產生的后果可能就需要單位承擔了。

（3）沒有離職證明，可能會影響員工辦理社保轉移

近幾年，“SOHO式辦公”的興起催生了一大批的自由職業者，那么員工從原單位離職，轉而選擇自由職業的也不在少數。

但自由職業會涉及到另一大問題就是“社保繳費主體變更”。員工從原單位離職選擇從事自由職業時，若繼續繳納社保則需要到社保局辦理社保關系繳費主體變更，轉為靈活就業人員時，就必須向社保局給予離職證明了。

（4）若想辦理檔案轉移，少不了離職證明

在離職的時候，辦理個人檔案轉移，需要到人才研討中心存放個人檔案，這時候就需要給予離職證明才能夠發調檔函。

正規的檔案管理，都必須憑借存檔單位出具的調檔函才會寄出個人檔案，如果沒有離職證明的話，可能會影響辦理。


員工離職，單位不僅需要為其開具離職證明外，還要注意離職證明應當規范書寫。

根據《勞動合同法實施條例》第24條規定：用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明，應當寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限。

除此之外，單位在為員工開具離職證明時，不要在離職證明中出現記載有勞動者的負面信息，如員工嚴重違法違紀、被公司開除、致使單位遭受重大損失……等等。

根據《中華人民共和國就業促進法》第三條規定：勞動者依法享有平等就業和自主擇業的權利。這也就說明，凡是離職證明中出現對員工不利的信息，那么單位就會涉嫌違反求職平等原則，可能會致使勞動者減少或喪失就業機會。

一旦被員工仲裁或起訴，同樣會面臨較大的法律風險。

小提示：人在江湖，難免有離別。但對公司來說，與老員工告別也要走好必要的流程，讓和平分手、互相祝福成為最好的結局。

本文參考官方資料：《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》、《中華人民共和國就業促進法》、《中華人民共和國社會保險法》、《失業保險條例》

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